SmartGlass

Vooral door de vergrijzing groeit namelijk de zorgvraag en neemt het aantal vacatures toe. Voor 2019 wordt uitgegaan van een stijging naar meer dan 140 duizend vacatures (Bron: UWV). Daarbij hebben vrijwel alle werkgevers in de zorgsector te maken met moeilijk vervulbare vacatures. In de VVT ervaart 76% van de werkgevers wervingsproblemen. De tekorten spitsen zich toe op zorgprofessionals op mbo-niveau 3 en hoger (Bron: CBS).

In dat kader hebben de samenwerkende zorgorganisaties in Zuid-Limburg een project uitgevoerd, gericht op het vraagstuk van arbeidsmarkt schaarste in Zuid-Limburg, SmartGlass. Het project past binnen de scope van het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg. Het beoogt de kwaliteit van de zorg aan cliënten te verbeteren, rekeninghoudend met de ontwikkelingen rondom personeelstekorten. Het project is uitgevoerd in 4 zorginstellingen; Sevagram, Cicero Zorggroep, MeanderGroep en Zuyderland Zorgcentra aangevuld met Zuyd Hogeschool en Universiteit Maastricht als kenniscentra.

Doelstelling project

De inzet van moderne technologie als SmartGlass kan bijdragen aan efficiëntere inzet van schaarse mankracht door het realiseren van deskundigheid op afstand en het creëren van een veilige omgeving voor medewerkers, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van zorg. Door het inzetten van SmartGlass wordt bereikt dat de capaciteit van personeel efficiënter word ingezet; de bedoeling is dat uiteindelijk de schaarste op het vlak van personeel (deels) wordt ondervangen door de kwalitatief hoogwaardige ondersteuning op afstand met behulp van SmartGlass. Daarnaast worden kennis en ervaring gedeeld met andere pilotregio’s in Nederland op het gebied van het gebruik van de SmartGlass.

Resultaten

Het project is ten aanzien van onderstaande stuurvariabelen voortvarend verlopen. Er hebben zich weinig knelpunten voorgedaan. De begroting is uitgevoerd zoals gepland. Inhoudelijk is de aanpak wel bijgesteld naar aanleiding van de coronacrisis. Zo is de SmartGlass in de eerste periode versneld geïmplementeerd en opgeschaald waarbij de kaders van de use cases die op voorhand beschreven waren min of meer zijn losgelaten ten gunste van een zo optimaal mogelijk verloop van de zorg tijdens de eerste coronagolf. Dit heeft in de meeste organisaties geleid tot vrij gebruik van de SmartGlass. In samenspraak met de deelnemende organisaties werd afgesproken om later, wanneer de situatie in de zorg het toe zou laten, opnieuw de mogelijkheden te bekijken om de oorspronkelijke use cases alsnog uit te diepen.

Verdieping
De ervaringen vanuit de brede inzet van de SmartGlass hebben bijgedragen aan de keuzes die gemaakt zijn ten aanzien van deze verdieping. Per organisatie is voor de verdieping gekozen voor de twee use cases die naar aanleiding van het vrije gebruik in de eerste periode als meest kansrijk werden ervaren. De tijd die besteed is aan het toepassen van de SmartGlass binnen de specifieke use cases is logischerwijs beperkter geweest en daarmee ook de hoeveelheid verzamelde gegevens. De tweede coronagolf heeft daarin mede een beperkende rol gespeeld. Ondanks de omstandigheden hebben de organisaties steeds alle mogelijkheden die er wel waren benut en aangegrepen om het project door te zetten en tot een goed einde te brengen. Dit heeft zinvolle inzichten opgeleverd. De ervaringen vanuit zowel de brede (periode 1) als specifiekere (periode 2) inzet van de SmartGlass zijn in deze eindrapportage weergegeven en hebben gezamenlijk geresulteerd in een aantal conclusies en aanbevelingen.

Bij de vier zorginstellingen, aangesloten bij de Academische Werkplaats Ouderenzorg Zuid-Limburg is door Zuyd Hogeschool en Universiteit Maastricht gezamenlijk praktijkgericht onderzoek uitgevoerd naar de ervaringen en uitkomsten van het gebruik van de SmartGlass in de use cases. Dit onderzoek bevat zowel kwalitatieve- (interviews) als kwantitatieve onderzoekscomponenten (vragenlijst).

De onderzoekvragen die centraal stonden in het project zijn alsvolgt geformuleerd:

  • Welke use cases kiezen de organisaties en hoe worden deze beschreven/gedefinieerd?
  • Welke indicatoren beschrijven zij als relevant om te komen tot succesvolle uitvoering van de use cases (voorwaarden) en welke uitkomsten beogen zij te realiseren?
  • Hoe worden de gekozen use cases uitgevoerd en hoe ervaren betrokkenen de hanteerbaarheid/gebruiksvriendelijkheid van de toepassing van SmartGlass?
  • Hoe ervaren betrokkenen (medewerkers en andere stakeholders) de waarde van toepassing van de SmartGlass en welke verbeteringen zijn hierbij gewenst?
  • Wat is de relatie tussen de toepassing van de SmartGlass op de geformuleerde uitkomsten voor iedere use case?

De studiepopulatie bestond voornamelijk uit zorgprofessionals: dat wil zeggen zorgmedewerkers die SmartGlass in de afgelopen periode hebben toegepast of medewerkers die kansen zagen voor het toepassen van deze technologie in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook projectleiders en -managers zijn bevraagd. De onderzoeksdata zijn verzameld aan de hand van het afnemen van een vragenlijst, individuele en gezamenlijke interviews:

  1. Vragenlijsten studie periode 1
  2. Terugblik interviews projectleiders/managers periode 1
  3. Interviews use cases periode 2
  4. Terugblik interviews projectleiders/managers periode 2

Resultaten

Onderzoek heeft niet altijd kunnen plaatsvinden zoals vooraf was beoogd vanwege zowel de pandemie als knelpunten in de implementatie van SmartGlass. Op verschillende manieren is, zoals hierboven weergegeven, informatie verzameld over subjectieve ervaringen met SmartGlass in de contexten van de vier verschillende organisaties. Analyse van deze ervaringen heeft geleid tot een grote mate van overeenkomst in bevindingen, zowel tussen contexten als tussen medewerkers en projectleiders. Het is de basis geweest voor de uitspraken (meningen) van projectleiders en managers over de businesscase en de toekomst van “meekijken op afstand” als generiek concept en SmartGlass als specifiek product. Er is een hoge mate van consensus over de businesscase en de toekomst.

Frequentie
Uit het gebruik van SmartGlass is gebleken dat de ervaringen van medewerkers met het gebruik van SmartGlass varieerden per organisatie en afhankelijk waren van de specifieke context binnen de organisatie. Bij alle organisaties heeft de situatie rondom corona de urgentie voor het gebruik van SmartGlass sterk verhoogd, waardoor de bril meer werd ingezet. Na de eerste coronapiek nam het gebruik echter weer af. De frequentie van gebruik varieerde sterk tussen gebruikersgroepen. Dit hing, onder andere, samen met de leeftijd van de gebruikers en het doel van de inzet. Maar ook het feit dat professionals twijfelden of het onderzoeken van de cliënt met de inzet van de SmartGlass kwalitatief gelijk is aan het face to face onderzoek, net zoals de mate waarin medewerkers vasthielden aan bestaande werkroutines. De inzet van de bril in een situatie waarbij alleen medewerkers betrokken waren, bijvoorbeeld in geval van opleidingssituaties, bleek gemakkelijker te zijn dan in de situaties waar ook cliënten betrokken waren.

Huidige situatie
Op dit moment worden de SmartGlasses nog steeds gebruikt en is het toepassingsgebied zelfs verder uitgebreid door samenwerking tussen zorgcentra en ziekenhuis.