Het potentieel pakken: ‘er valt nog zoveel aan interne werkuren te winnen’
Bij het aantrekken van nieuwe zorgmedewerkers lijkt iedereen in dezelfde vijver te vissen. Maar wat kun je doen als deze aardig leeg raakt? ‘Begin intern, laat medewerkers een bewuste keuze maken over hun contracturen’, vertelt Jacquelien Houwers, HR-Business Partner van Koraal. ‘Op dat gebied valt er nog zoveel aan werkuren te winnen.’
Vorig jaar april startte Koraal in samenwerking met Stichting Het Potentieel Pakken een pilot om medewerkers meer bewust te maken van de mogelijkheden om het aantal contracturen te verhogen. En met succes: tot nu toe verhoogden 114 medewerkers, met name vrouwen, het aantal uren, wat neerkomt op 7,5 fte.
‘Soms gaat het om een enkel uur, soms om vier uren, maar dit alles bij elkaar opgeteld levert de organisatie veel op. Niet alleen worden openstaande vacatures ingevuld en dalen personeelskosten omdat er minder externen worden ingezet - óók de kwaliteit van zorg is gewaarborgd’, benadrukt Houwers. ‘Cliënten zien minder wisselende gezichten en dat ervaren zij als prettig.’
Dit mooie resultaat heeft de organisatie niet zomaar voor elkaar gekregen. Er ging een uitgebreid traject van een half jaar aan vooraf. Stichting Het Potentieel Pakken heeft hierbij een stappenplan, ondersteuning, trainingen en tools aangeboden om het traject goed van de grond te krijgen. Houwers: ‘We zijn met het potentieel pakken als pilot begonnen onder 10 teams in de regio Noord- en Midden-Limburg. De eerste stap is om de bereidwilligheid te toetsen onder medewerkers door middel van een enquête en interviews. Daarnaast hebben de sleutelfunctionarissen een enquête ingevuld, en zijn ook zij geïnterviewd. Hierbij zijn tevens de randvoorwaarden voor meer werken geïnventariseerd. Zijn medewerkers bereid om bijvoorbeeld met andere doelgroepen te werken?’
In ons geval was dit inderdaad zo. Daarnaast heeft een onderzoek naar de cijfers, zoals in- en uitstroom, de contractgrootte en verzuim, plaatsgevonden. Dit geheel wordt de value case genoemd. Daarop is er een projectgroep samengesteld van drie personen, waar ook twee medewerkers van de Stichting Het Potentieel Pakken bij aansloten. We hadden wekelijks overleg.’
Vervolgens zijn er facilitators, veelal vanuit de teams, en ambassadeurs benoemd. ‘De eerste groep is nodig om het verhaal in de teams via dialoogsessies te vertellen, wat meer werken kan betekenen’, legt Houwers uit. ‘Het is een belangrijke rol want zij spreken voor de groep, kunnen spiegelen en zijn makkelijk te benaderen als er vragen zijn. Daarom hebben alle facilitators een training gevolgd, die aangeboden werd via Stichting Het Potentieel Pakken.’
Jacquelien Houwers: ‘Niet alleen worden openstaande vacatures ingevuld en dalen personeelskosten omdat er minder externen worden ingezet - óók de kwaliteit van zorg is gewaarborgd.’
In dezelfde periode zijn er posters opgehangen, werd eens in de twee weken een interne update gegeven en is er een folder uitgebracht met daarin een Q&A. ‘Wat levert mij meer werken op? Hoe zit het met diensten? Moet ik vijf dagen per week komen werken? zijn de eerste beren die op de weg worden gezien’, vertelt Houwers. ‘In de folder konden we dit al goed weerleggen.’ Een andere handigheid is de werkurenberekenaar van Stichting Het Potentieel Pakken. Medewerkers kunnen hier hun (financiële) situatie invullen, de tool rekent uit hoeveel je er netto op vooruit gaat bij X aantal uren meer werken.
Wanneer er mensen naar voren stappen die interesse hebben, is een goede opvolging belangrijk. ‘Teamleiders gaan vervolgens het goede gesprek aan met de betreffende medewerker’, vervolgt Houwers. ‘Daarnaast moet je aan de andere kant kritisch naar je eigen processen en roosters kijken. Roosteraars moeten anders in gaan plannen en medewerkers in de gelegenheid stellen om ook daadwerkelijk meer uren te werken. Juist hier is een voordeel te behalen. Door diensten langer te maken, waardoor medewerkers weliswaar meer uren werken, hoeven ze vaak minder dagen terug te komen. Ook kritisch kijken naar je eigen primaire proces maakt dit mogelijk. Moet iemand bijvoorbeeld persé voor 9 uur gewassen worden, of kan dat misschien later?’
Houwers is zich ervan bewust dat er veel speelt binnen HR-afdelingen van zorgorganisaties: ‘Toch zou ik willen oproepen, geef het potentieel pakken prioriteit, het brengt zoveel. Ook nu nog zijn medewerkers en teamleiders van de betreffende teams er bewust mee bezig. Vaak hoor ik collega’s van andere organisaties zeggen we hebben alles geprobeerd, we zijn al in gesprek geweest met medewerkers. Maar zo werkt het dus niet. Hier ligt echt een cyclus aan ten grondslag.’
Jacquelien Houwers: 'Ik zou willen oproepen, geef het potentieel pakken prioriteit, het brengt zoveel.'
Om dit traject te laten slagen, is het belangrijk dat een organisatie het gehele stappenplan doorloopt. ‘Het is een intensief half jaar’, geeft Houwers toe. ‘Maar je kunt van alle expertise, veel (communicatie)materiaal, trainingen en tools gebruikmaken. Er is ook ruimte om hier je eigen draai aan te geven.’ Als laatste tipt ze organisaties om in de planning goed rekening te houden met periodes waarin minder personeel beschikbaar is, zoals bijvoorbeeld vakantieperiodes. Wanneer dit op voorhand besproken wordt, kan er in de planning rekening mee worden gehouden. ‘We zijn in eerste instantie gestart als pilot en staan nu op het punt om het potentieel pakken organisatie breed uit te rollen. We zien het als een van de knoppen waar je aan kunt draaien om het personeelstekort aan te pakken. Het is een mooie oplossing.’
'We zien het potentieel pakken als een van de knoppen waar je aan kunt draaien om het personeelstekort aan te pakken. Het is een mooie oplossing', aldus Jacquelien Houwers.
Op 29 maart organiseert Zorg aan Zet een online inspiratiesessie over het potentieel pakken. Jacquelien Houwers, HR-Business Partner van Koraal zal meer uitleg geven over hun werkwijze en aanpak. Daarnaast vertelt Jacqueline Sluijsmans van Stichting Het Potentieel Pakken welke mogelijkheden, tips en werkwijze zij aanbevelen. Meld u hier aan.